INTEGRITETSPOLICY FÖR VÅRDNÄS STIFTSGÅRD

Svenska kyrkan följer svensk och europeisk lagstiftning, och vi hanterar personuppgifter med omsorg. Här kan du läsa om hur Vårdnäs stiftsgård hanterar personuppgifter i sin verksamhet. För hantering som gäller hela stiftsorganisationen och inte enbart stiftsgården hänvisar vi till Linköpings stifts integritetspolicy.

BOENDE
Bokare

Om du bokar ett rum hos oss, antingen via bokningsformuläret på vår webbplats eller via någon av våra samarbetspartners såsom Booking, TripAdvisor, Hotels.com och Expedia, kommer vi att behandla dina personuppgifter för att kunna utföra bokningen. De personuppgifter vi vanligtvis behandlar om dig är namn, adress, e-postadress, telefonnummer, vilken typ av boende du valt samt eventuellt meddelande du lämnat vid bokningen.

Behandlingen av dina personuppgifter utförs med följande syften:

Vi ska kunna debitera för de rum sällskapet bor i och tillhandahålla den tjänst som avtalats. Även efter att du bokat kan vi komma att behöva kommunicera med dig för att ställa nödvändiga kontrollfrågor eller lämna information om den bokade vistelsen. Om du är privatperson behöver vi dina personuppgifter för att kunna uppfylla avtalet mellan oss, medan vi om du agerar för ett företags räkning behandlar dina personuppgifter för att vi har ett berättigat intresse av att kunna administrera bokningen.
Eventuella känsliga personuppgifter du lämnar till oss, t.ex. om din hälsa, kan vi komma att behöva behandla för att tillhandahålla en ändamålsenlig tjänst. Sådana personuppgifter behandlas med samtycke som grund.
Vi behöver spara bokföringsunderlag från din betalning i enlighet med bokföringslagen.
Vi sparar dina kontaktuppgifter även efter vistelsen eftersom vi har ett berättigat intresse av att skicka dig information om årliga arrangemang på stiftsgården och underlätta återkommande bokningar.

Om du bokar en vistelse hos oss genom en tredjepart blir den parten självständigt ansvarig över den behandling av personuppgifter som de utför, medan vi ansvarar för den behandling som vi utför efter att de har vidarebefordrat dina personuppgifter till oss.

Om betalning sker via faktura kan dina personuppgifter komma att behandlas av leverantören till vårt system för fakturering. Vanligen rör det sig enbart om namn, men även telefonnummer och e-postadress kan komma att behandlas. Du (alternativt din arbetsgivare) avgör vilka personuppgifter om referensperson som ska finnas med på fakturan.

Vi sparar dina personuppgifter i vårt bokningssystem. Systemleverantören kan få åtkomst till uppgifterna inom ramen för supportärenden. Dina personuppgifter sparas även efter vistelsen i enlighet med de tidsfrister som gäller i preskriptionslagen, bokföringslagen och Svenska kyrkans interna regelverk.

Gäster

De uppgifter vi vanligtvis behandlar om dig är namn, rumsnummer, typ av boende (hotell, gästrum, vindskydd etc.), datum och tid för ankomst och avfärd samt eventuell arbetsgivare som bokat din vistelse. Personuppgifterna samlas in från den som bokat vistelsen, antingen via e-post eller telefon eller direkt från en av våra samarbetspartners såsom Booking, TripAdvisor, Hotels.com och Expedia.

Behandlingen utförs för att vi ska kunna debitera för det rum du bor i och tillhandahålla den tjänst som avtalats. Om du är privatperson behöver vi dina personuppgifter för att kunna uppfylla avtalet mellan oss, och om du bor hos oss under en företagsbokning behandlar vi dem för att vi har ett berättigat intresse av att kunna administrera bokningen.

Vi sparar dina personuppgifter i vårt bokningssystem. Systemleverantören kan få åtkomst till uppgifterna inom ramen för supportärenden. Dina personuppgifter anonymiseras två år efter vistelsen.

Om någon annan än du själv bokat rummet åt dig och du kontaktar oss för att göra förändringar i din bokning övergår du till att bli både gäst och bokare i våra system.

RESTAURANG

Bordsreservationer

Du kan reservera bord på vår restaurang antingen genom att ringa oss eller genom att skicka ett meddelande via e-post eller vårt formulär på webben. När du gör en bokning samlar vi in uppgifter om typ av bokning (lunch, middag, etc.), antal personer, datum och klockslag för när du vill reservera bordet, bokarens namn, e-postadress (om du bokar digitalt) och telefonnummer samt information om eventuella allergier i sällskapet. Eventuella allergier kopplas vanligtvis inte till någon specifik person utan enbart till ert sällskap i sin helhet, men undantag kan göras om du bokat för ett större sällskap.

Behandlingen av dina personuppgifter utförs i syfte att vi ska kunna registrera bokningen, tillhandahålla den bokade tjänsten/måltiden och vid behov kunna nå dig för frågor eller information. Om du gjort en reservation i egenskap av privatperson är grunden för behandlingen av dina personuppgifter det avtal du ingår med oss när du bokar bordet. Om du gjort reservationen för en organisations räkning är grunden att vi har ett berättigat intresse av att administrera bordsbokningar på ett smidigt sätt för både dig och oss, att enkelt kunna identifiera ditt sällskap när ni anländer och att minska risken för falska bokningar.

Betalning görs vanligtvis på plats i restaurangen men kan även göras via faktura om det rör sig om en större gruppbokning. Om betalning sker via faktura kan dina personuppgifter komma att behandlas av leverantören till vårt system för fakturering. Vanligen rör det sig enbart om namn, men även telefonnummer och e-postadress kan komma att behandlas. Du (alternativt din arbetsgivare) avgör vilka personuppgifter om referensperson som ska finnas med på fakturan.

Swish-betalningar

Vår restaurang är ansluten till Swish Företag. Om du betalar för din måltid med Swish går betalningen genom Swish och din bank innan pengarna sätts in på vårt konto. Banken är ansvarig för den behandling av personuppgifter de utför i och med transaktionen medan vi är ansvariga för den behandling vi utför efter att ha tagit emot din betalning.

Vi ser ditt namn, telefonnummer och eventuellt meddelande du skrivit in när du betalat. Dina personuppgifter kommer enbart att behandlas för ändamål som hänger samman med betalningen och för att uppfylla skyldigheter enligt bokföringslagen, vilket även innebär att dina uppgifter kommer att sparas i 7 år efter räkenskapsårets slut i enlighet med den lagen. Grunden för behandlingen av dina personuppgifter är att den är nödvändig för att uppfylla ett avtal om betalning mellan oss, samt för att uppfylla en rättslig förpliktelse i enlighet med bokföringslagen.

UTHYRNINGAR

Om du hyr en båt, kajak eller annat hos oss kommer vi att ta en fotokopia på din legitimation som sparas i receptionen under tiden du är ute. Detta görs av säkerhetsskäl för att vi ska veta vem som är ute om någonting skulle hända. Vi samlar även in namn och kontaktuppgifter för att kunna uppfylla avtalet om uthyrning. Fotokopian slängs dagen efter uthyrningen medan namn och kontaktuppgifter sparas i vårt bokningssystem, där de anonymiseras efter två år. Systemleverantören kan få åtkomst till uppgifterna inom ramen för supportärenden.

STIFTSGÅRDENS NYETSBREV

När du anmäler dig till vår utskickslista samtycker du till att vi behandlar din e-postadress och/eller postadress för att göra våra utskick till dig. Du kan ta tillbaka ditt samtycke när som helst, antingen genom att avregistrera dig via länken i det digitala nyhetsbrevet eller genom att kontakta oss på avregistrera@vardnas.se eller 013-24 26 28, men det påverkar inte lagligheten av den behandling vi utfört fram till att samtycket tagits tillbaka. En gång om året gör vi ett utskick där vi tillfrågar dig om du fortfarande vill ta emot nyhetsbrevet.

Vi använder en e-tjänst för att göra våra utskick, vilket innebär att leverantören behandlar dina personuppgifter för vår räkning. Vi har tecknat ett särskilt avtal med leverantören för att säkerställa att dina uppgifter hanteras på ett säkert och lagligt sätt.

INFORMATION OCH KONTAKT

Linköpings stift, org.nr. 252010-0021, ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter enligt ovan. För mer information om hur Linköpings stift och Vårdnäs stiftsgård hanterar personuppgifter, se integritetspolicyn på Linköpings stifts webbplats. Där hittar du även information om vilka rättigheter du har samt kontaktuppgifter till vårt dataskyddsombud.